საქართველოს კანონმდებლობა კომპანიებს ავალდებულებს გარკვეული ტიპის დოკუმენტების შენახვას განსაზღვრული ვადით და საჭიროების შემთხვევაში მათ წარდგენას. დასტა გაგიწევთ კონსულტაციას და მოგაწვდით შენახვის ვადების შესახებ ინფორმაციას.
კომპანიების დიდი ნაწილი დოკუმენტაციას ინახავს საკუთარ საოფისე და სასაწყობე სივრცეში, რადგან თვლის, რომ მათთან უფრო უსაფრთხოდაა დოკუმენტაცია და არ საჭიროებს ზედმეტ ხარჯს, რაც რეალურად სიმართლეს არ შეესაბამება.
ასეთი გზით დოკუმენტების მენეჯმენტს აქვს მთელი რიგი ხარვეზები:
ფაილების კარადები დიდ ადგილს იკავებს, რაც დისკომფორტს უქმნის შეზღუდული საოფისე ფართის მქონე კომპანიებს.
ქაღალდის დასტებს შორის კონკრეტული დოკუმენტის ძიება, ასევე ქაღალდებზე ველების ხელით შევსება, დაკავშირებულია დიდი დროის ხარჯვასა და ძალისხმევასთან.
ბიზნესის მფლობელები, ხელმძღვანელები და თანამშრომლები ხშირად აწყდებიან დაბრკოლებებს დოკუმენტების მოძიების და გაცვლის პროცესში.
დედანი დოკუმენტების დაკარგვა ან განადგურება, ბუნებრივი კატასტროფების დროს, ხშირი პრობლემაა, განსაკუთრებით ხანძრისა და წყალდიდობების დროს.
ქაღალდის დოკუმენტების ყველაზე გავრცელებული პრობლემა მათი არაორგანიზებულად შენახვაა, რაც კვლავ ართულებს დოკუმენტების მოძიების პროცესს.
დასტა სწორედ ასეთი პრობლემების გამოსწორებასა და შემდგომში მათ თავიდან არიდებაში ეხმარება კომპანიებს, რომლებიც დარწმუნებულნი არიან, რომ მათი კონფიდენციალური საბუთები დაცულია უსაფრთხოების ყველა ნორმის გათვალისწინებით, ხოლო დოკუმენტების მენეჯმენტი ხდება უახლესი ტექნოლოგიებითა და პროგრამული უზრუნველყოფით.
ყველა შემთხვევა უნიკალურია. სწორედ ამიტომ, ჩვენი წარმომადგენლები ეწვევიან თქვენს საარქივე სივრცეს, შეაფასებენ დოკუმენტების მოცულობას, დაადგენენ თქვენი ბიზნესის საჭიროებებსა და მოგაწვდიან შესაბამის შეთავაზებას.
დაგვიკავშდირდით და მიიღეთ თქვენს კომპანიაზე მორგებული შეთავაზება.
დასტას ჰყავს ტრანსპორტირების გამოცდილი გუნდი, რომელიც საკუთარი პერსონალითა და ტრანსპორტით გადაზიდავს დოკუმენტაცებს მთელი საქართველოს მასშტაბით. დასტას არქივი მდებარეობს თბილისში, გრიგოლ ლორთქიფანიძის N15-ში. შესაბამისად, რეგიონებიდან მოწოდებული დოკუმენტაცია ცენტრალიზებულია თბილისში.
საქართველოში უამრავი კომპანიის ერთ-ერთ მნიშვნელოვან გამოწვევად რჩება არაორგანიზებული არქივები. ხშირად კომპანიებს არ აქვთ ელექტრონული რეესტრები და მხოლოდ თანამშრომლების წერილობით და ზეპირ მეხსიერებაზე არიან მინდობილნი.
სწორედ ამ პრობლემის საპასუხოდ, დასტამ საქართველოში დანერგა სპეციალურად არქივისთვის შექმნილი საერთაშორისო სტანდარტების პროგრამა, რომელშიც მინიმალურ დროში ხდება დოკუმენტაციის რეესტრების შედგენა, დოკუმენტაციის ლოკაციის ელექტრონული მეთვალყურეობა, არქივიდან დოკუმენტების ელექტრონულად გამოთხოვა და გაცვლა კლიენტებსა და დასტას შორის.
სოფტით სარგებლობა შეუძლია მხოლოდ დასტას ავტორიზებულ კლიენტებს, რომელთაც უკვე მნიშვნელოვნად გაუმარტივდათ დოკუმენტბრუნვის პროცესი, მათ შორის არიან ქვეყნის უმსხვილესი ბანკები.
დასტა პირველი კერძო კომპანიაა, რომელიც 2014 წლიდან საქართველოში ამკვიდრებს არქივის აუთსორსინგისა და დოკუმენტების მენეჯმენტის კულტურას.
ამ პერიოდში დავაგროვეთ უამრავი ჯილდო, კლიენტი და გამოცდილება. გავითვალისწინეთ ჩვენი კლიენტების საჭიროებები და უფრო სრულყოფილი გავხადეთ ჩვენი მომსახურება.
ყოველთვიურად ასობით კომპანიას ვუზოგავთ არქივის მენეჯმენტთან დაკავშირებულ ხარჯებს, დროსა და ენერგიას. ვიცავთ და უზრუნველვყოფთ მათი ინფორმაციის უსაფრთხოებასა და კონფიდენციალურობას. დასტას ენდობა ქვეყნის უმსხვილესი ბანკები , სამედიცინო დაწესებულებები, საერთაშორისო, არასამთავრობო და სამთავრობო ორგანიზაციები.
რეალურად პროცესი ძალიან მარტივია:
დასტას თანამშრომელი შეაფასებს თქვენს საჭიროებებს და შესაბამისად უზრუნველყოფს თქვენი დოკუმენტების მოწესრიგებასა და საარქივე ყუთებში ორგანიზებულ განთავსებას, მათ ტრანსპორტირებას ჩვენს საწყობში, საჭიროების შემთხვევაში მათ ციფრულ ფორმატში გადაყვანასა და კონფიდენციალურ განადგურებას. კლიენტის მხრიდან მხოლოდ სიახლეებისთვის მზაობაა საჭირო.
დაგვიკავშირდით და ჩვენ ვიზრუნებთ თქვენი დოკუმენტების მენეჯმენტზე მარტივად და სწრაფად.
როდესაც აღარ დაგჭირდებათ თქვენი დოკუმენტები, ჩვენ უზრუნველვყოფთ მათ ეკოლოგიურ და უსაფრთხო განადგურებას. დოკუმენტები იხარშება სპეციალურ სითხეში, რომელიც ანადგურებს ყველანაირ ინფორმაციას, ქაღალდი კი მიდის გადასამუშავებლად. დოკუმენტაციის გადამუშავების შემდეგ გავცემთ განადგურების აქტს.
კომპანიების ნაწილი ფიქრობს, რომ არქივში გაგზავნილ დოკუმენტაციაზე წვდომა აღარ აქვთ . რა თქმა უნდა, ეს მოსაზრება მითია. დასტას აქვს გამოთხოვის მომსახურება, კლიენტი საარქივე პროგრამის საშუალებით აფიქსირებს გამოთხოვაზე მოთხოვნას, დასტას თანამშრომლები კი მაქსიმუმ 1 სამუშაო დღის ვადაში ვიძიებთ მოთხოვნილ დოკუმენტაციას და მოთხოვნის შესაბამისად, ვაწვდით, როგორც სკანირებულ, ისე დედან ვერსიებს.