კომპანიათა უმრავლესობა დაინტერესებულია დოკუმენტების სკანირებით, ამას 2 ძირითადი მიზეზი აქვს: ნაწილი თავს იზღვევს ფიზიკური დოკუმენტების განადგურებისას და ელექტრონულად ინახავს მათ, ნაწილი კი დოკუმენტაციას აციფრულებს მათზე სწრაფი და მარტივი წვდომის მიზნით.
დოკუმენტების სკანირების წარმატებული პროექტებისთვის საჭიროა:
1) პროექტის დაწყებამდე დეტალურად დაგეგმეთ გაციფრულების პროცესი.
- ორი ყველაზე გავრცელებული გზა ციფრული დოკუმენტების შესანახად, დასახარისხებლად და სწრაფი მოძიებისთვის არის ელ. საქაღალდის სტრუქტურის გამოყენება ან კომპიუტერული პროგრამა ECM (Enterprise Content Management).
- ელექტრონული საქაღალდე - თქვენს სერვერზე ან პერსონალურ კომპიუტერში ქმნით სხვდასხვა საქაღალდეს (Folder) სხვადასხვა ტიპის დოკუმენტებისთვის. მაგალითად, შექმნილ საქაღალდეში იქმნება ახალი ქვე საქაღალდეები სხვადასხვა პერიოდის დოკუმენტისთვის, რომლებსაც სურვილისამებრ რაიმე ლოგიკურ დასახელებას ანიჭებთ, მაგალითად - "2012 წლის ტრანზაქცია". თუმცა, ელ. საქაღალდე მხოლოდ მცირე რაოდენობის დოკუმენტაციის შენახვის შემთხვევაში არის გამოსადეგი, დიდი რაოდენობის დოკუმენტების დროს რთულდება მათი მართვა.
- კომპიუტერული პროგრამა ECM - სპეციალური პროგრამაა, რომელიც დასკანერებული დოკუმენტების შენახვის საშუალებას იძლევა და რომლის დახმარებით უფრო მარტივად და სწრაფად შეიძლება მათი მოძიება. ხშირად შესაძლებელია დოკუმენტზე გარკვეული მონაცემის მონიშვნა, რომ უფრო ადვილი გახდეს მისი პროგრამაში მოძებნა. მაგალითად: ინვოისის შემთხვევაში შესაძლებელია თარიღის, ინვოისის ნომრის, ვალუტის ან რაოდენობის მონიშვნა და ამ მონაცემებით დოკუმენტის მოძიება. პროგრამას ასევე აქვს აუდიტის და სისტემური წვდომის მახასიათებლები. ECM-ის მაგალითებია: M-Files, Microsoft Sharepoint, და Alfresco.
2) გამოიყენეთ შესაბამისი ტექნოლოგიები და ადამიანური კაპიტალი
ტექნოლოგიები დიდ როლს თამაშობს სკანირების პროექტში, მაგრამ ადამიანური რესურსი მაინც ერთ-ერთ მთავარ ასპექტად რჩება, ვინაიდან სკანირების ძირითადი სამუშაოები სრულდება ადამიანების მიერ. თქვენი ამჟამინდელი თანამშრომლების გაციფრულების პროექტში ჩართვა შესაძლებელია მათი დემოტივაციის მიზეზი გახდეს, რადგან მსგავსი პროექტები შეიძლება მონოტონური და ერთფეროვანი იყოს. დარწმუნდით, რომ საქმეში ჩართულები არიან დეტალებზე ორიენტირებული ადამიანები, რომელთაც შეუძლიათ, აკეთონ მონოტონური საქმე დიდი ხნის მანძილზე კონცენტრაციის დაკარგვის გარეშე. სტანდარტული სკანირების პროექტის დროს საჭიროა:
- დოკუმენტების სწორად დახარისხება და კლასიფიცირება;
- აკინძული ქაღალდების განცალკევება;
- თითოეული გვერდის დასკანერება;
- ხარისხის კონტროლი;
- მონაცემების შეყვანა დოკუმენტების მიხედვით.
ხელსაწყოები: საჭიროა, თანამშრომლებს ჰქონდეთ სწორად შერჩეული ტექნიკა. გასაოცარია, მაგრამ უმეტეს სკანირების პროექტში ყველაზე მნიშვნელოვანი სულაც არ არის მაღალსიჩქარიანი სკანერები, მთავარი მაინც ის თანამშრომლები არიან, რომლებიც ამ საქმეს აკეთებენ. შეიძლება საკმარისი იყოს სკანერი, რომელიც წუთში 30 გვერდს ასკანერებს. დარწმუნდით, რომ გაქვთ საუკეთესო პროგრამა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დაარედაქტიროთ დასკანერებული დოკუმენტები და მარტივად შეიყვანოთ მათი მონაცემები. ზოგიერთ პროგრამას აქვს OCR შესაძლებლობები, რომლის საშუალებითაც დოკუმენტის მონაცემების პროგრამის მიერ ამოცნობა და შეყვანა ავტომატურად ხდება. მაგრამ OCR ქართული ენისთვის ჯერ-ჯერობით არ არის ოპტიმიზებული, ამ ეტაპზე შემდეგი პროგრამები შეიძლება იყოს გამოსადეგი: SimpleIndex და Chronoscan.
სკანირების პროექტში ყველაზე მნიშვნელოვანი სულაც არ არის მაღალსიჩქარიანი სკანერები, მთავარი მაინც ის თანამშრომლები არიან, რომლებიც ამ საქმეს აკეთებენ.
3) დააწესეთ ხარისხის კონტროლი
როგორ იგებთ,რომ ყველა დოკუმენტი სწორად არის დასკანერებული და მონაცემები ზუსტადაა შეყვანილი? არასწორად შეყვანილი მონაცემების გამო შეიძლება დოკუმენტი სამუდამოდ დაიკარგოს. მთავარია, ხარისხის კონტროლის წარმართვა სკანირების პროცესისას, რაც უზრუნველყოფს დასკანერებული დოკუმენტების და შეყვანილი მონაცემების სიზუსტეს. თქვენი რისკების და ფინანსური მდგომარეობის გათვალისწინებით, შეგიძლიათ დანერგოთ პროცესი, რომლის მეშვეობითაც შემოწმდება ყოველი დოკუმენტი ან გამოიყენოთ შერჩევადი პროცესი, რაც გულისხმობს შემთხვევითი პრინციპით შერჩეული დოკუმენტის შემოწმებას. როდესაც გეგმავთ სკანირების პროცესს, გაითვალისწინეთ, რომ უნდა არსებობდეს სტიმული თანამშრომელთა მიერ შეცდომების საპოვნელად. ამასთანავე, ხარისხის კონტროლი უნდა სრულდებოდეს სხვა თანამშრომლის მიერ და არა უშუალოდ სკანირების პროცესში ჩართული პირების მიერ.
არასწორად შეყვანილი მონაცემების გამო შეიძლება დოკუმენტი სამუდამოდ დაიკარგოს. მთავარია, ხარისხის კონტროლის წარმართვა სკანირების პროცესისას, რაც უზრუნველყოფს დასკანერებული დოკუმენტების და შეყვანილი მონაცემების სიზუსტეს.
